Hoe thuiswerken in de taxisector als iedereen thuis is?

Thuiswerken is niet nieuw. Nu is iedereen ‘thuiswerker’ – ook in het OV, de taxisector, het doelgroepenvervoer en in de touringcarsector. Er zijn ‘incidentele’ telewerkers en dan zijn er ‘structurele’ telewerkers. Sinds ‘Het Nieuwe Werken’ vanaf 2000 in de belangstelling kwam, is het gebruikelijk om van kantoor naar huis te gaan met laptop en smartphone. Om dit gemakkelijk te managen, zijn er workshops en tools ontwikkeld om ervoor te zorgen dat je effectief thuis kunt werken en toch een productieve dag kunt hebben. 

Dankzij COVID-19 is de rust en kalmte van thuiswerken drastisch veranderd. Zelfs als je alleen bent, en geen kinderen hebt die de hele tijd thuis zijn, zal dit toch je productiviteit beïnvloeden. Als je een hond hebt, zullen ze blij zijn, hoewel ze misschien niet al te veel ‘alibi-wandelingen’ waarderen. Heb je katten, dan vragen ze na een tijdje om ‘hun’ huis te verlaten en hen wat rust te geven. En als je alleen bent, word je dan eenzaam?

Wat als je een partner en/of kinderen thuis hebt die allemaal proberen te ‘werken’? Het creëren van je eigen structuur voor een dag thuiswerken is al uitdagend genoeg, het managen van de mensen om je heen is praktisch onmogelijk. 

Stop, denk, plan

Pak niet zomaar de laptop, ga lekker in je favoriete stoel zitten en denk dat dat het is. Een speciale werkruimte betekent dat je ‘m kunt verlaten, de deur kunt sluiten, je lades dicht kunt doen, je werk kunt afdekken en je dag kunt afsluiten. Heb je een logeerkamer? Geweldig! Zo niet, hoe zit het dan met het vinden van een ruimte onder de trap of in een kast? Als er meerdere huisgenoten een ruimte in een klein huis nodig hebben, hoe zit het dan met het verdelen van de eettafel in zones? Gebruik dan schilderstape om grenslijnen te markeren.

Koop een comfortabele stoel. Op het werk worden deze geleverd, maar omdat we geen idee hebben hoelang we thuis zullen werken, is het de moeite waard om een kleine investering in je rug te doen. Bekijk wie er online open is en laat de thuiswerkstoel bezorgen.

Maak een tijdschema en plak het op de koelkast. De werkdag begint nadat iedereen is opgestaan, aangekleed is en ontbeten heeft (Denk je in pyjama te gaan werken? Daarover later meer). Bouw koffie- en oefenpauzes in en natuurlijk lunch. Zowel school als werk hebben deze structuren en het is niet nodig om je structuur te veranderen. Het belangrijkste is om te plannen wanneer je de dag wilt beëindigen. Alleen omdat je thuis bent, wil dat nog niet zeggen dat je alle uren van de dag moet werken.

Als je een elektronische kalender gebruikt, gebruik deze dan vaker. Dit geeft je focus en biedt zekerheid voor je collega’s. Ontdek hoe de taakfunctie werkt en plan waar je vandaag, morgen en volgende week aan moet werken …

Focus

Hier helpt het gebruik van een kast, want dan is er niet veel om je af te leiden. Draag een koptelefoon die je oren bedekt. Nee, hij hoeft niet op muziek aangesloten te zijn. Afhankelijk van de leeftijd van je kinderen (langer bij oudere kinderen) speel je de ‘10 minuten stilte-uitdaging’ (gebruik zeker een timer). Het is verbazingwekkend hoeveel e-mails je in tien minuten kunt afwerken.

Creëer regels in uw e-mail om de afleidende maar fascinerende e-mails van Netflix, Albert Heijn, uw favoriete kledingwinkel en zo niet langs te zien komen (of compleet te verwijderen).

Als je een rapport moet schrijven, een presentatie moet plannen, de rekeningen moet doen of jezelf moet uitdagen om 25 minuten te focussen en de mensen om je heen iets te vertellen, overweeg dan een tijdvenster voor ‘Niet storen’ in te stellen waarin u vrij en zonder onderbrekingen kunt werken.

Wiens baan is belangrijker?

Dat is een moeilijke. Werk je samen met je partner en bespreek je deadlines, verantwoordelijkheden, thuisonderwijs en maaltijden? “Ik kook het avondeten terwijl jij helpt met de wiskunde.” “Jij kunt de lunch maken terwijl ik aardrijkskunde doe.” Ieder zijn eigen sterke punten.

Als uw baan betekent dat u veel aan de telefoon bent of videoconferenties houdt, dan zal een aparte ruimte van uw partner helpen. Bespreek het probleem voordat het een probleem wordt.

Videovergaderen

Het gaat gebeuren, wat voor soort baan je ook hebt. Je moet oefenen en klaar zijn. Op camera betrapt worden in je pyjama zal je geloofwaardigheid niet ten goede komen. Gekleed zijn alsof je aan het werk bent, brengt je in de ‘werkmodus’. Ik weet dat je de video kunt uitschakelen, maar wat voor indruk geeft dat de anderen? Mensen communiceren beter wanneer ze face-to-face praten.

Wat kan iedereen nog meer zien tijdens zo’n videogesprek? Vaak alleen de bovenkant van je hoofd en het plafond als je de camera niet goed positioneert (hij zit bovenin je beeldscherm). Of meerdere dubbele kinnen als je lekker relaxed op de bank ligt. Misschien zien ze de vuile vaat achter je in de keuken of stapels boeken en tijdschriften en foto’s.

Ik weet dat het jouw huis is en dat je je eigen omgeving mooi vindt, maar, net zoals we dat op kantoor zouden moeten doen, moet je ervoor zorgen dat je achtergrond in een videogesprek de juiste dingen over je zegt. De technologie geeft ons de mogelijkheid om een valse achtergrond te plaatsen. Een Caribische eilandscène? Deze kunnen op den duur een beetje irritant worden, probeer dan de out-of-focus achtergrondoptie indien beschikbaar. Verlichting is ook belangrijk, ga niet met je rug naar het raam zitten, je bent dan gewoon onherkenbaar een silhouet. Neem een bureaulamp voor de goede lichtval van opzij.

Je moet oefenen met deze tools. Geloof me. Als je vergaderingen organiseert, is 30 minuten voor een 1:1 (één op één) voldoende en 45 minuten voor een kleine groep. Je moet de deelnemers gemotiveerd houden om te luisteren en ondertussen geen e-mails te beantwoorden. Als jij degene bent die luistert, onthoud dan dat iedereen je kan zien en soms tot in detail!

Je moet bij voorkeur alleen zijn tijdens een videogesprek. Het is verbazingwekkend hoe jonge kinderen en katten graag meedoen. De badkamer is echter geen goede optie. Probeer de slaapkamer maar zorg ervoor dat het bed opgemaakt is.

Vergeet vooral niet te checken of je niet teveel van je interieur met dure of opvallende spullen aan anderen laat zien. Vaak staan er in je huis ook dingen waar een ander niets mee te maken heeft. Check dat eerst even op het scherm.

Over-communiceren

De grootste uitdaging om thuis te werken is om in contact te blijven met je team en het workflowproces. We kunnen maar al te gemakkelijk denken dat we echt alleen werken, dus de behoefte aan frequente communicatie is essentieel, vooral voor managers. Zet je plan voor de dag of week in je elektronische kalender, maak afspraken met jezelf om je te helpen te focussen en tegelijk als een instant-rapportagetool voor uw collega’s te fungeren. Zorg ervoor dat u agenda’s deelt en dat alle privéafspraken zijn opgenomen en duidelijk als ‘privé’ zijn gemarkeerd. Organiseer vergaderingen en koffiepauzes met collega’s, net zoals u dat op kantoor doet. Bespreek ‘kantoorpolitiek’ met hen, niet met je partner!

Verlaag uw verwachtingen

Wat? Ik weet het, ik heb net voorgesteld om je dag te plannen en te structureren, je kinderen aan tafel te laten zitten en zich te laten gedragen en je kat niet op je toetsenbord te laten slapen….. MAAR het thuiswerkleven zal niet perfect zijn. Het is voor iedereen een moeilijke en onbekende omgeving. Doe je best om te voelen dat je de dingen onder controle hebt. En blijf – vooral nu – veilig in je eigen huis. Neem de tijd om de kinderen, de kat en iedereen met wie je samenleeft te knuffelen en virtuele knuffels naar anderen te sturen.

Ik zie je aan de andere kant van het scherm en van deze crisis… Succes met het thuiswerken!

Essentiële beveiligingstips:

“Ook bij het thuiswerken is de veiligheid van groot belang.”, aldus Jeroen Saey, Software engineer Censys BV.

• Het is niet de bedoeling dat indringers via jouw thuiswerkplek toegang kunnen krijgen tot de bedrijfsgegevens. Zorg ervoor dat je een beveiligde WiFi-verbinding gebruikt die met een wachtwoord beveiligd is (gebruik bij voorkeur een kabelverbinding).
• Om vanuit huis toegang te krijgen tot al je zakelijke documenten is het verstandig om een extra beveiligde verbinding te gebruiken. Deze verbinding wordt opgezet aan de hand van een VPN. Hierdoor wordt jouw thuiswerkplek veilig verbonden met het kantoor en kun je werken, alsof je op kantoor zit.
• Zorg ervoor dat je een virusscanner geïnstalleerd hebt die up-to-date is. Dit is verstandig omdat je dan zeker bent dat je geen virussen ontvangt van of verstuurd naar het kantoor.
• Het is aan te raden om je computer up-to-date te houden met de laatste beveiligingsupdates. Zorg er daarom voor dat je alle laatste updates voor je computer (software en hardware) geïnstalleerd hebt staan.
• Open geen onbekende email-links of bijlagen. Hierdoor voorkom je dat er geprobeerd wordt om virussen te installeren op jouw computer.

Lees ook: Thuiswerken vraagt om slimme software voor taxi bedrijven