We denken vaak tweemaal na wanneer we een email willen afdrukken om papier en bomen te besparen, maar we zouden nog veel meer moeten nadenken in het produceren van gegevens voor opdrachtgevers en klanten. De productie van deze gegevens ook wel ‘big data’ genoemd kost bedrijven vele tienduizenden euro’s.
Vaak staat in de aanbesteding een eis voor het aanleveren van gegevens aan de opdrachtgevers of overheden en aangezien in heel veel gevallen de uitvoering van deze aanbesteding wordt doorverwezen aan subcontractors wordt de eis tot leveren van gegevens ook doorgeschoven aan de kleine taxibedrijven die in opdracht van vervoersregisseurs het vervoer uitvoeren.
Berekenen van nutteloze gegevens kost vele tienduizenden euro’s.
Er zijn vele simpele voorbeelden te benoemen van verkwisting van geld maar de voornaamste is wellicht de verplichting om aan te geven wanneer een taxi komt voorrijden bij de klant. Deze ETA zoals deze tijd wordt genoemd, beter bekend als Estimated Time Arrival, wordt bepaald op basis van de locatie waar het voertuig zich bevind ten opzichte van het huisadres van de klant.
Om deze berekening goed te kunnen maken maken software pakketten zoals Pitane Mobility, gebruik van real-time verkeersinformatie en navigatie technieken over de weg. Op basis van deze twee basis elementen kunnen we met zekerheid een goede ETA afleveren. Na berekening worden deze gegevens verzonden via een ‘externe koppeling’ aan de opdrachtgever die er vervolgens in 99,9% van de gevallen niets mee doet, behalve opslaan in zijn database.
Dit klinkt al onlogisch, maar wanneer 30 wagens van een taxibedrijf op pad zijn voor dezelfde opdrachtgever doen wij dit zelfde kunstje 30 keer per minuut omdat we per minuut een positie update van de wagen ontvangen. Beter en goedkoper was geweest enkel de positie van de voertuig verzenden aan de opdrachtgever en de opdrachtgever in de 0,1% van de gevallen zelf deze berekening laten maken in zijn software systeem wanneer de ETA daadwerkelijk wordt opgevraagd.
Kosten vaak onderschat, maar Google en TomTom facturen spreken voor zich
Onderschat de totale kosten van deze berekeningen niet, los van de kost voor de inkoop van de real-time gegevens, worden deze berekeningen vaak in datacenters uitgevoerd en van deze cloud servers weten we ondertussen dat ze ook niet gratis zijn.
Daarnaast komt dan ook nog de ‘zure’ werkelijkheid dat veel opdrachtgevers niet eens in staat zijn om realtime de aangeleverde gegevens te verwerken, omdat hun eigen systemen tegen allerlei beperkingen aanlopen en de data-stroom per minuut niet eens kan worden verwerkt waardoor wachtrijen ontstaan. Door het ontstaan van deze wachtrijen in de verwerking van de gegevens is de informatie en dus ook de ETA reeds verouderd wanneer deze wordt opgeslagen in de database van de opdrachtgevers.
Ons advies is dan ook dringend na te gaan waarvoor de realtime gegevens worden gebruikt en de kosten te minimaliseren bij de vervoersbedrijven. Goed afwegen waar de berekening plaats vindt en waarvoor de gegevens worden gebruikt is wellicht de basis van een ‘betere’ aanbesteding.
Tenslotte wil iedereen iets verdienen in de sector!
