Hotelschool The Hague (HTH), een van de toonaangevende horecascholen in Nederland, heeft op 15 november 2024 een openbare aanbesteding aangekondigd voor het centraal inkopen van dienstreizen.
De aanbesteding, die een waarde heeft van 800.000 euro exclusief btw, richt zich op het vinden van een enkele opdrachtnemer voor een raamovereenkomst met een maximale looptijd van vier jaar. Hiermee wil HTH zowel binnenlandse als internationale reisarrangementen, inclusief hotelovernachtingen, efficiënt en duurzaam beheren. De aanbesteding sluit aan bij de richtlijn 2014/24/EU, waarin transparantie en gelijke kansen voor opdrachtnemers centraal staan.
duurzaamheid als kernpunt
De opdracht omvat meer dan alleen het boeken van reizen. HTH vraagt van inschrijvers een plan van aanpak dat inzicht geeft in de duurzaamheid van hun dienstverlening. Zo wordt van de toekomstige opdrachtnemer verwacht dat de CO2-uitstoot van iedere reis zichtbaar is tijdens het boekingsproces. Dit criterium, dat een gewicht van 20 punten heeft in de beoordeling, benadrukt de prioriteit die HTH geeft aan milieubewuste keuzes.
Een gebruiksvriendelijk online boekingssysteem is eveneens van groot belang. Dit systeem moet een overzicht bieden van alle reisopties, inclusief reistijden, kosten en milieueffecten. Ook hierbij worden 20 punten toegekend, wat duidelijk maakt dat de focus ligt op zowel gemak als duurzaamheid.
Kostenbeheersing vormt een ander essentieel onderdeel van de opdracht. Het beleid van HTH stelt strikte eisen aan de kosten die door medewerkers kunnen worden gedeclareerd. Onkosten zoals minibaruitgaven vallen expliciet buiten de verantwoordelijkheid van de werkgever.
Dit aspect krijgt eveneens een gewicht van 20 punten, gelijk aan de andere kwaliteitscriteria. De prijs van de dienstverlening weegt het zwaarst met 40 punten. Inschrijvers worden aangespoord een concurrerend aanbod te doen, zonder concessies te doen aan kwaliteit en ondersteuning.
Hotelschool The Hague, opgericht in 1929 door en voor de horecasector, is uitgegroeid tot een wereldwijd gerenommeerde onderwijsinstelling op het gebied van hospitality management. De school begon als een centrum waar professionals uit de industrie kennis, vaardigheden en inzichten konden uitwisselen. Nu, bijna een eeuw later, heeft de school een stevige internationale reputatie opgebouwd, maar blijft het trouw aan zijn oorspronkelijke missie: het versterken van de hospitalitysector.
De raamovereenkomst heeft een vaste looptijd van 48 maanden, met de optie tot verlenging voor twee extra periodes van één jaar elk. Hiermee biedt de aanbesteding stabiliteit voor de gekozen opdrachtnemer, terwijl HTH de mogelijkheid behoudt om de samenwerking na de vaste periode te herzien. Inschrijvingen dienen uiterlijk 13 januari 2025 digitaal te worden ingediend via TenderNed, waar ook de aanbestedingsstukken beschikbaar zijn.
internationale reikwijdte
Hoewel de aanbesteding nationaal gericht is, weerspiegelt het de internationale ambities van HTH. De dienstreizen bestrijken immers zowel binnenlandse als buitenlandse bestemmingen. De dienstverlening moet daarom naadloos aansluiten bij de mobiliteitsbehoeften van een internationale onderwijsinstelling, met een locatie in Den Haag als uitgangspunt.
De aanbesteding valt onder de Algemene Overeenkomst inzake Overheidsopdrachten (GPA) en staat open voor zowel nationale als internationale inschrijvers. De uitvoering moet plaatsvinden binnen de kaders van de regelgeving en het reisbeleid van HTH. Elektronische indiening is vereist, maar elektronische betaling of orderplaatsing is uitgesloten.
Joyce Vermeer, de contactpersoon voor de aanbesteding, benadrukt dat de selectieprocedure eerlijk en transparant zal verlopen. “We willen de beste partner vinden die onze doelstellingen kan ondersteunen, van efficiëntie tot duurzaamheid,” aldus Vermeer.
aangepast
De oorspronkelijke planning van de aanbesteding is aangepast. HTH heeft aangegeven dat de beantwoording van vragen over de aanbesteding uiterlijk 29 november 2024 zal plaatsvinden. Dit zorgt voor een lichte verschuiving in het tijdspad, maar biedt inschrijvers de kans om zorgvuldige voorstellen te doen.
Met deze aanbesteding zet HTH een belangrijke stap richting modernisering en verduurzaming van haar reisbeleid. Het resultaat van deze procedure zal niet alleen bijdragen aan de operationele efficiëntie van de organisatie, maar ook aan de bredere inspanningen om een positieve impact op het milieu te hebben.
