"Een douane kan een wagen gewoon 24 uur laten staan, ondanks dat er verse goederen in zitten. Dus het maakt ze niet uit."
Het Westland, wereldberoemd om zijn uitgestrekte kassen en innovatieve glastuinbouw, vormt het kloppend hart van de Nederlandse export van verse groenten, bloemen en planten. Deze streek, waar logistiek en mobiliteit naadloos op elkaar aansluiten, biedt een fascinerende kijk in de wereld van expeditiebedrijven. Recent kregen we de kans om Bongers Expeditie in Maasdijk te bezoeken, een prominente speler in de logistieke sector van deze regio.
Bongers Expeditie staat bekend om zijn uitgebreide dienstverlening op het gebied van import- en exportdocumentatie. Ralph van de Grijp, algemeen directeur bij Bongers Expeditie, legt uit: “Ons doel is ervoor te zorgen dat het import- en exportproces zo snel en soepel mogelijk verloopt. We bieden alle aanvullende diensten die daarbij komen kijken.”
Als familiebedrijf heeft Bongers Expeditie een rijke geschiedenis in het ontzorgen van klanten op het gebied van import en export. Van de Grijp vertelt: “Wat wij doen is ervoor zorgen dat het hele proces vanaf het begin goed opgezet en getest wordt, zodat er geen vertragingen ontstaan bij het transport van goederen. Elke klant heeft unieke behoeften, en wij passen onze diensten daarop aan.”
Bij de voorbereiding van het gesprek kwam de term ‘maatwerkspecialist’ vaak naar voren. Dit riep de vraag op in hoeverre maatwerk mogelijk is in een sector die strak gereguleerd wordt door wetten en douanevoorschriften. Van de Grijp beaamt dit: “Er zijn inderdaad standaardprocessen die we moeten volgen, zowel binnen Europa als daarbuiten. Een groot deel van onze handel gaat bijvoorbeeld naar het Verenigd Koninkrijk, en daar zijn specifieke eisen en documenten voor nodig.”
De directeur legt verder uit dat vooral de handel in verse producten speciale aandacht vergt. “Of het nu gaat om bloemen en planten of om levensmiddelen zoals veganistische sauzen, er zijn altijd specifieke keuringen, codes en documenten nodig. Deze vereisten verschillen per klant en per product, en wij zorgen ervoor dat alles correct wordt afgehandeld.”
Bongers Expeditie biedt een op maat gemaakte aanpak voor elke klant. “Wat wij doen is het hele proces aan de voorkant vastleggen en testen, zodat we precies weten hoe we de documentatie moeten aanpakken. Pas dan beginnen we met het opstellen van de documenten, om ervoor te zorgen dat de goederen geen vertraging oplopen tijdens het transport,” aldus Ralph.
Het wordt meteen duidelijk dat de nadruk bij Bongers Expeditie ligt op een proactieve benadering. In plaats van te wachten op problemen, zorgt Bongers Expeditie ervoor dat alle mogelijke obstakels al in een vroeg stadium worden aangepakt. Dit zorgt voor een soepel en efficiënt transportproces, wat cruciaal is voor de verse producten die vanuit het Westland naar bestemmingen over de hele wereld worden verzonden.
Brexit storm
De impact van de Brexit op de logistieke sector kan niet worden onderschat. Thea Bongers, directeur en mede-eigenaar van Bongers Expeditie, geeft ons inzicht in de complexiteiten die de Brexit met zich meebracht. “Waar het vooral in zit, is natuurlijk dat de volumes in één keer geleidelijk aan nogal toenamen. En dat de verandering van regelgeving in het Verenigd Koninkrijk ervoor heeft gezorgd dat we heel flexibel moesten zijn en steeds aanpassingen moesten doen. En dat heeft ook voor onze klanten gezorgd dat ze eigenlijk steeds moesten veranderen.”
De overgang tijdens de Brexit verliep aan douanezijde chaotisch. Documenten moesten keer op keer opnieuw worden aangeleverd, soms moest een extra keuringscertificaat worden toegevoegd. Deadlines veranderden continu; soms moesten documenten voor 10 uur klaar zijn, dan weer voor 3 uur. De systemen waarin aangemeld moest worden, wisselden constant, van systeem A naar systeem B en weer terug.
Deze veranderingen brachten een enorme administratieve last met zich mee. Waar voorheen een handgeschreven briefje of telefoontje volstond, moesten nu veel strakkere en formelere procedures gevolgd worden. Telers, die nooit eerder dergelijke documenten hadden hoeven aanleveren, moesten nu certificaten van oorsprong verstrekken.
Ralph van de Grijp, die technische bedrijfskunde studeerde aan de Hogeschool Rotterdam, vult aan: “In heel die keten tot aan de oorsprong terug moest veel strakker gewerkt gaan worden. En dat moest in bepaalde formats. De ene deed het in Excel, de andere stuurde een mailtje, nog een andere gebruikte een scan data oplossingen en het stroomlijnen daarvan heeft heel veel gevraagd van de hele keten, van onze klanten en leveranciers.”
Deze striktere regelgeving zorgde voor een aanzienlijke verhoging van de werkdruk bij Bongers Expeditie en hun klanten. Het was niet langer voldoende om alleen de standaarddocumenten te verstrekken; elk detail moest nauwkeurig worden vastgelegd en gevolgd. Dit vereiste een aanzienlijke inspanning om de processen te stroomlijnen en te zorgen dat alles vlekkeloos verliep, ondanks de steeds veranderende eisen van de Britse autoriteiten.
AEO gecertificeerd Bongers Expeditie heeft deze uitdagingen met flexibiliteit en vastberadenheid aangepakt. Door continu te investeren in training en technologie, konden ze snel inspelen op de veranderende eisen en hun klanten optimaal ondersteunen. “We hebben ons altijd gericht op maatwerk en klantgerichte oplossingen, en dat heeft ons geholpen om deze storm te doorstaan,” zegt Thea Bongers.
De Brexit heeft onmiskenbaar voor aanzienlijke uitdagingen gezorgd binnen de logistieke sector, maar dankzij de proactieve benadering en toewijding van bedrijven als Bongers Expeditie, blijft de handel tussen het Westland en het Verenigd Koninkrijk floreren.
"Er werd heel veel flexibiliteit gevraagd en extra informatie werd vereist in het hele proces en de keten van onze klanten en ook van ons," aldus Thea Bongers
In 2001 besloot Thea Bongers haar eigen expeditiebedrijf te beginnen. Ze herinnert zich: “Ik werkte voor een bedrijf. Daar deed ik eigenlijk vier kantoren runnen, namelijk Aalsmeer, Blijswijk, Rijnsburg en Honstersdijk.” Thea had in dat bedrijf grote klanten binnengehaald en kreeg zelfs het aanbod om het bedrijf over te nemen. “Ik was naar de bank geweest, ik had dat allemaal al geregeld. Maar toen gingen wij zo in een stijgende lijn, doordat die hele Dutch Flower Group erbij kwam en werd het overnamebedrag verdubbeld. En toen heb ik gezegd, nou dat ga ik niet doen.”
Met dat besluit verliet Thea het bedrijf en opende een klein kantoortje midden in de veiling. “Ik heb twee mensen opgetrommeld die bij mij kwamen werken. En daar ben ik toen eigenlijk gestart. Ik mocht eigenlijk nog niet beginnen. Ik mocht pas vanaf 1 april van de rechter, want we hebben een rechtszaak gehad. En 1 april mocht ik officieel beginnen. Alle klanten wilden met mij mee. Ik had geen klantenbeding, geen concurrentiebeding, niks. Dus ja, hun bedrijf ging failliet.”
zorgvuldigheid
De strenge eisen van de douane vereisen zorgvuldigheid. Een foutieve aangifte kan beter worden ingetrokken. “Dan ben je er beter mee af als je zegt dat er wat veranderd moet worden. Het moet dus gewoon gelijk ingetrokken worden en dan gaat het goed. Maar de meeste vertraging is als je controle krijgt,” legt Thea Bongers uit. Waar vroeger de responstijd van de douane twee uur was, is deze nu onbeperkt. “Een douane kan een wagen gewoon 24 uur laten staan, ondanks dat er verse goederen in zitten. Dus het maakt ze niet uit.”
Op de vraag hoe een typische dag eruitziet, legt operationeel directeur Michelle Bongers uit dat dit afhangt van de functie van de declarant. “Ja, we hebben heel veel verschillende functies, maar als je echt als declarant hier werkt hebben we een eigen plek, we hebben de werkzaamheden verdeeld in Verenigd Koninkrijk en niet-Verenigd Koninkrijk. Omdat daar een heel ander proces aan vastzit.”
Het team kan elkaar onderling vervangen, maar de werkzaamheden zijn strak georganiseerd. Ondanks dat de werkzaamheden 24 uur per dag doorgaan, zijn er twee afvaarten per dag en treinen die naar Engeland gaan. “Dus je ziet vaak dat documenten worden geproduceerd voor de middagboot, zoals we dat noemen, en voor de avondboot.”
De werkzaamheden stoppen niet bij de vaste taken. Er zijn natuurlijk ook avonden en weekenden waarvoor ze een on-call duty hebben. De lijnen zijn kort, ook met de thuiswerkers. “Een review, preview van wat loopt er, wat moeten we vanmiddag nog doen, wat zit er aan te komen. Kortom, alles eigenlijk wordt binnen een korte teamsmeeting doorgenomen. Dat is dan gewoon iedere dag een teamsmeeting, even afhankelijk wat er nodig is, vijf tot tien minuten.”, legt Michelle uit.
de toekomst
Wat vooral opviel tijdens het gesprek was de sterke band binnen het familiebedrijf. Wanneer de toekomst ter sprake komt, hoor ik de uitspraak “Thea, Michelle en ik”, wat duidelijk maakt dat het een familiebedrijf is waar de toekomst gezamenlijk wordt bepaald.
Over de toekomst van de digitalisering van het bedrijf zegt Ralph: “Kunstmatige intelligentie is absoluut iets waar ik zelf al een tijd mee bezig ben. Eigenlijk al een jaar of twee ben ik daar samen met een aantal partners en AEB mee bezig om de markt te onderzoeken.” Wat begon als een noodzaak om zich voor te bereiden op de Brexit, is uitgegroeid tot een partnerschap tussen AEB en Bongers en heeft de Nederlandse douaneagent op een geheel nieuw traject van succes en groei gezet. “Daar heb ik best wel al wat tijd in gestoken, veel testen al mee gedaan. We komen echt uit de tijden, die nog niet zo lang geleden zijn, dat we eigenlijk bijna 80% handmatig van onze invoer deden.” duidt van de Grijp.
artificiële intelligentie
Voor Bongers Expeditie zijn er eigenlijk twee stromen, OCR en artificiële intelligentie. OCR is het scannen van documenten en volgens Ralph kan men samen met kunstmatige intelligentie daar heel veel mee doen. “Daar zijn we ook ver mee, we werken al met kunstmatige intelligentie om documenten in te scannen. Dat doen we eigenlijk ook heel klant specifiek, want wat je in de markt ziet, wat aangeboden wordt, is daarin nogal veel eenheid,” aldus van de Grijp. “Dus dan moeten de klanten allemaal dezelfde documenten aanleveren. Dat werkt heel goed als je heel veel volumes hebt van weinig klanten. Maar wij hebben relatief lage volumes van heel veel klanten. Dus iedereen heeft een andere lay-out van zijn documenten en zijn facturen. En dan wordt het al een hele andere zoektocht.”, besluit Ralph van de Grijp.
Bongers Expeditie
Opgericht in 2001 door Thea Bongers zijn zij sindsdien actief als douaneagent met de gehele EU als werkgebied. Een team van bekwame en gemotiveerde mensen verzorgen alle vormen van douane documentatie. De dienstverlening kenmerkt zich door snelle en persoonlijke service en is erop gericht te ontzorgen zodat een ondernemer zich kan richten op de kerntaken van zijn bedrijf.
