Att jobba hemifrån är inget nytt. Nu är alla "hemarbetare" – även inom kollektivtrafiken, taxisektorn, målgruppstransporter och inom busssektorn. Det finns "tillfälliga" distansarbetare och sedan finns det "strukturella" distansarbetare. Sedan 'The New Att arbeta 'väckte uppmärksamhet från 2000 och framåt, är det vanligt att åka hem från kontoret med en bärbar dator och smartphone. För att hantera detta enkelt har workshops och verktyg utvecklats för att säkerställa att du kan arbeta effektivt hemma och fortfarande ha en produktiv dag. 

Tack vare covid-19 har lugnet och lugnet i att arbeta hemifrån förändrats dramatiskt. Även om du är ensam och inte har barn som är hemma hela tiden, kommer det fortfarande att påverka din produktivitet. Har du en hund blir de glada, även om de kanske inte uppskattar "alibipromenader" så mycket. Om du har katter kommer de efter ett tag att be dig lämna "sitt" hus och ge dem lite vila. Och när du är ensam, blir du ensam?

Vad händer om du har en partner och/eller barn hemma som alla försöker "jobba"? Att skapa din egen struktur för en dag med arbete hemifrån är tillräckligt utmanande, att hantera människorna runt omkring dig är praktiskt taget omöjligt. 

Sluta, tänk, planera

Ta inte bara i den bärbara datorn, luta dig tillbaka i din favoritstol och tro att det är det. En speciell arbetsyta innebär att du kan lämna den, stänga dörren, stänga lådorna, täcka ditt arbete och avsluta dagen. Har du ett extra rum? Grymt bra! Om inte, hur ska du hitta ett utrymme under trappan eller i en garderob? Om flera rumskamrater behöver plats i ett litet hus, hur är det med att dela matbordet i zoner? Använd sedan målartejp för att markera gränslinjer.

Köp en bekväm stol. Dessa kommer att tillhandahållas på jobbet, men eftersom vi inte har någon aning om hur länge vi kommer att arbeta hemifrån är det värt att göra en liten investering i ryggen. Se vem som har öppet online och få hemmakontorsstolen levererad.

Gör en tidtabell och sätt den på kylen. De arbetsdag börjar efter att alla gått upp, klätt på sig och ätit frukost (Tänker på att gå till jobbet i pyjamas? Mer om det senare). Bygg in fika och träningsuppehåll och självklart lunch. Både skola och arbete har dessa strukturer och det finns ingen anledning att ändra din struktur. Det viktigaste är att planera när dagen ska avslutas. Bara för att du är hemma betyder det inte att du måste jobba alla timmar på dygnet.

Om du använder en elektronisk kalender, använd den oftare. Detta ger dig fokus och ger trygghet för dina kollegor. Ta reda på hur uppgiftsfunktionen fungerar och planera vad du behöver jobba med idag, imorgon och nästa vecka...

Fokus

Det är här det hjälper att använda en garderob, för då finns det inte mycket som distraherar dig. Använd hörlurar som täcker öronen. Nej, det behöver inte vara kopplat till musik. Beroende på dina barns ålder (längre med äldre barn) spelar du "10 Minute Silence Challenge" (se till att använda en timer). Det är otroligt hur många e-postmeddelanden du kan få igenom på tio minuter.

Skapa regler i din e-post för att undvika (eller ta bort helt) distraherande men fascinerande e-postmeddelanden från Netflix, Albert Heijn, din favoritklädbutik och så vidare.

Om du behöver skriva en rapport, schemalägga en presentation, göra räkningarna eller utmana dig själv att fokusera i 25 minuter och berätta något för de runt omkring dig, överväg att ställa in ett Stör ej-tidsfönster under vilket du är fri att och arbeta utan avbrott .

Vems jobb är viktigast?

Det är en tuff sådan. Arbetar du med din partner och diskuterar deadlines, ansvar, hemundervisning och måltider? "Jag lagar middag medan du hjälper till med matematiken." "Du kan laga lunch medan jag gör geografi." Var och en har sina egna styrkor.

Om ditt jobb innebär att du spenderar mycket tid på telefon eller videokonferenser, kommer ett separat rum från din partner att hjälpa. Diskutera problemet innan det blir ett problem.

Videokonferenser

Det kommer att hända oavsett vilken typ av jobb du har. Du måste öva och vara redo. Att bli fångad på kameran i din pyjamas kommer inte att hjälpa din trovärdighet. Att vara klädd som om du arbetar sätter dig i "arbetsläge". Jag vet att du kan stänga av videon, men vilket intryck ger det de andra? Människor kommunicerar bättre när de pratar ansikte mot ansikte.

Vad mer kan alla se under ett sådant videosamtal? Ofta bara toppen av huvudet och taket om du inte placerar kameran ordentligt (den är högst upp på skärmen). Eller flera dubbelhakor när du slappar i soffan. Kanske ser de den smutsiga disken bakom dig i köket eller högar av böcker och tidningar och foton.

Jag vet att det är ditt hem och att du gillar din egen miljö, men precis som vi borde på kontoret, se till att din bakgrund säger rätt saker om dig i ett videosamtal. Tekniken ger oss möjligheten att placera en falsk bakgrund. En karibisk ö-scen? Dessa kan bli lite irriterande med tiden, prova bakgrundsalternativet ofokuserad om det finns. Belysning är också viktigt, sitt inte med ryggen mot fönstret, du blir bara en oigenkännlig siluett. Ta en skrivbordslampa för bra ljus från sidan.

Du måste träna med dessa verktyg. Tro mig. Om du organiserar möten räcker det med 30 minuter för en 1:1 (en mot en) och 45 minuter för en liten grupp. Man måste hålla deltagarna motiverade att lyssna och inte svara på mejl under tiden. Om du är den som lyssnar, kom ihåg att alla kan se dig och ibland mycket detaljerat!

Du ska helst vara ensam under ett videosamtal. Det är fantastiskt hur små barn och katter gillar att delta. Badrummet är dock inget bra alternativ. Prova sovrummet men se till att sängen är bäddad.

Glöm inte att kontrollera om du visar för mycket av din interiör med dyra eller slående föremål för andra. Ofta finns det saker i ditt hus som någon annan inte har något att göra med. Kontrollera det på skärmen först.

Överkommunicerar

Den största utmaningen med att arbeta hemifrån är att hålla kontakten med ditt team och arbetsflödesprocessen. Det är alltför lätt för oss att tro att vi verkligen arbetar ensamma, så behovet av frekvent kommunikation är viktigt, särskilt för chefer. Lägg in din plan för dagen eller veckan i din elektroniska kalender, gör möten med dig själv för att hjälpa dig fokusera samtidigt som du fungerar som ett omedelbart rapporteringsverktyg för dina kollegor. Se till att du delar kalendrar och att alla privata händelser är inspelade och tydligt markerade som "privata". Organisera möten och fika med kollegor precis som du gör på kontoret. Diskutera "kontorspolitik" med dem, inte din partner!

Sänk dina förväntningar

Vad? Jag vet, jag föreslog bara att planera och strukturera din dag, få dina barn att sitta vid bordet och bete sig och inte låta din katt sova på ditt tangentbord... MEN att jobba hemifrån kommer inte att vara perfekt. Det är en svår och obekant miljö för alla. Gör ditt bästa för att känna att du har saker under kontroll. Och – speciellt nu – var säker i ditt eget hem. Ta tiden att krama barnen, katten och alla du bor med och skicka virtuella kramar till andra.

Jag ser dig på andra sidan skärmen och den här krisen... Lycka till med att jobba hemifrån!

Viktiga säkerhetstips:

"Säkerhet är också av stor vikt när man arbetar hemifrån", säger Jeroen Saey, mjukvaruingenjör Censys BV.

• Det är inte meningen att inkräktare ska få tillgång till företagsdata via din hemarbetsplats. Se till att du använder en säker WiFi-anslutning som är lösenordsskyddad (använd helst en kabelanslutning).
• För att komma åt alla dina affärsdokument hemifrån är det klokt att använda en extra säker anslutning. Den här anslutningen konfigureras med ett VPN. Som ett resultat är din hemarbetsplats säkert ansluten till kontoret och du kan arbeta som om du var på kontoret.
• Se till att du har installerat en virusskanner som är uppdaterad. Detta är klokt eftersom du kan vara säker på att du inte kommer att ta emot eller skicka virus från kontoret.
• Det rekommenderas att du håller din dator uppdaterad med de senaste säkerhetsuppdateringarna. Se därför till att du har installerat alla de senaste uppdateringarna för din dator (mjukvara och hårdvara).
• Öppna inte okända e-postlänkar eller bilagor. Detta förhindrar dig från att försöka installera virus på din dator.

Läs också: Att arbeta hemifrån kräver smart programvara för taxibolag